иївський центральний архів давніх (древніх) актів (КЦАДА) засновано у 1852 р. згідно з указом Сенату від 2 (14) квітня, про організацію центральних архівів для актових книг у Києві, Вітебську та Вільно. В Україні, Литві та Білорусії створювалися регіональні архіви для зберігання документів колишніх установ Великого князівства Литовського і Речі Посполитої XVI-XVIІІ ст.
Ідея створення архіву для актових книг виникла серед членів Тимчасової комісії для розгляду давніх актів і зустріла підтримку з боку адміністративних кіл київського, подільського і волинського генерал-губернаторства. 1849 р. генерал-губернатор направив у Петербург доповідну записку, складену членом комісії М.Д. Іванишевим, про необхідність створення архіву, в якій підкреслювалася юридична та історична цінність актових книг. Питання було вирішено 1852 р. Всі установи, в яких зберігалися актові книги, мали скласти на них описи і відправити їх у Київ. Упродовж 1852-1854 рр. із повітових судів, казенних палат, городових магістратів та інших установ 25-ти міст і містечок Київської, Подільської і Волинської губерній надійшли 5833 книги і понад 453 тис. окремих документів за минулі століття до 1799 р. включно. В наступні роки архів прийняв із місцевих установ 50 книг, і з Київської Археографічної Комісії 1598 документів, із київських губернських установ, зокрема Київської казенної палати і Київської губернської канцелярії надійшло понад 8,5 тис. цивільних та 85 тис. кримінальних справ, переважно адміністративних і судових установ Гетьманщини XVIII ст.; з Чернігівської казенної палати одержано документи монастирів на маєтки, секуляризовані 1786 р. З 80-х рр. XIX ст. КЦАДА за складом документів поділявся на три відділення: а) основний комплекс – актові книги; б) окремі документи в кількості понад 456 тис.; в) документи фондів установ Гетьманщини XVIII ст., в основному Київщини.
Архів підпорядковувався Міністерству народної освіти і Правлінню Київського учбового округу, перебував під наглядом київського, подільського і волинського генерал-губернатора. Безпосередньо архів підпорядковувався правлінню Університету Св. Володимира, в приміщенні якого й розміщувався. Керівництво архівом покладалося на завідувача університетської бібліотеки – бібліотекаря, який вважався також архіваріусом. Штат архіву складався з двох помічників архіваріуса і двох писарів. Нечисленність і низька оплата праці архівістів призводили до частої зміни чиновників. 1883 р. замість двох посад помічників завідувача та двох писарів запровадили по одній посаді з більшим жалуванням. 1884 р. архів приєднали до навчально-допоміжних установ університету. 1892 р. КЦАДА оголосили самостійною одиницею в структурі університету. 1903 р. архів було виведено з підпорядкування завідувача бібліотеки й затверджено новий штат, яким передбачалися посади завідувача архіву – архіваріуса, секретаря та двох помічників і писарів-копіїстів. 1912 р. збільшено заробітну плату співробітників, кількість їх збільшилася до восьми осіб (без технічного персоналу). У такому складі архів працював до 1917 р.
Створення науково-довідкового апарату (НДА) розпочалося з укладення каталогу актових книг XVI-XVIII ст., надрукованого в «Университетских известиях» за 1862-1864 рр. їх описування розпочалося 1855 р. Першими в роботу було взято актові книги XVIII ст., оскільки вони найчастіше використовувалися при наданні довідок. Залучення до роботи співробітників з вищою освітою, зацікавлених у вивченні історії, І. Новицького, К. Козловського, І. Каманіна, О. Левицького та ін. сприяло тому, що до серед. 1890-х рр. було описано 90 книг, з яких видрукувано 44. Основна увага приділялася описуванню найдавніших книг XVI ст. і книг установ Київського воєводства XVII-XVIII ст. Опис здійснювався поактово з викладом змісту кожного документа. Величезний обсяг роботи, поактовий метод описання, невеликий штат архіву не сприяли просуванню роботи. З 1869 р. до початку Першої світової війни було видрукувано описи лише 79 книг, хоча підготовлено майже удвічі більше.
Важливою проблемою було виявлення вписаних до книг фальшивих актів. Результатом дослідження І. Каманіним фактів підробок записів у актових книгах стала його доповідь на XI Археологічному з'їзді. Завдяки вивченню ним українського скоропису XVI-XVIII ст. вийшов у світ палеографічний збірник, відзначений Уварівською премією Російської академії наук. І. Каманіним спільно з співробітницею архіву О. Вітвицькою було підготовлено до видання альбом водяних знаків, які мали стати інструментом для розпізнавання підроблених актів. Співробітники КЦАДА брали участь у виявленні, відбиранні, копіюванні, археографічному опрацюванні актових документів для видання в «Архиве Юго-Западной России» (К., 1859-1914. - Ч. І-VIII). Низку томів упорядкували І. Каманін, К. Козловський, І. Новицький, який, крім того, уклав іменний і географічний покажчики до 27-ми томів «Архіву».
У 1917-1920 рр. – за часів Центральної Ради, Гетьманату, Директорії, більшовицької влади – співробітники КЦАДА, зокрема І. Каманін, В. Романовський та інші брали участь в розбудові архівної системи в Україні, розробленні теоретичних, методичних і практичних засад архівної реформи. В цей складний час архів не тільки зберіг свої фонди, але й прийняв на зберігання важливі документи, зокрема, колекцію метричних книг церков Поділля XVI-XVIII ст., колекцію зібраних Київською археографічною комісією документів XIV-XVIII ст.
У 1924 р. КЦАДА передано у відання Укрцентрархіву. «Положення про Центральне архівне управління, установи при ньому та його місцеві органи» від 25 січня 1928 р. визначило компетенцію і функції Центрального архіву стародавніх актів у м. Києві. КЦАДА оголошувався науково-організованим сховищем архівних документів науково-історичного значення, затверджувалися профіль і структура архіву, які склалися в другій половині XIX ст. Архів мав таку структуру:
а) відділ актових книг, грамот й ін. документів литовсько-польської доби;
б) відділ колекцій та приватних фондів;
в) відділ архівних фондів установ Київщини XVII-XVIII ст.